Kada je kompaniji potrebna web aplikacija, a ne klasičan web sajt?

Web sajt i web aplikacija mogu izgledati slično korisniku, ali iza njih se često kriju potpuno različiti ciljevi i nivoi kompleksnosti.

Klasičan poslovni web sajt prvenstveno služi da predstavi kompaniju, usluge, projekte, proizvode i kontakt informacije.

Web aplikacija ide korak dalje. Ona omogućava korisnicima, zaposlenima ili partnerima da rade nešto unutar sistema — unose podatke, upravljaju procesima, rezervišu, kupuju, prate statuse, generišu izveštaje ili koriste druge poslovne funkcionalnosti.

Najjednostavnije rečeno, web sajt je prvenstveno informativan, dok je web aplikacija interaktivna i funkcionalna.

Na sajtu korisnik uglavnom čita sadržaj, pregleda ponudu i kontaktira kompaniju.

U web aplikaciji korisnik može da ima nalog, svoje podatke, svoje zadatke, rezervacije, dokumenta, porudžbine ili druge funkcije koje zavise od poslovne logike sistema.

Postoji nekoliko tipičnih situacija u kojima kompanija preraste klasičnu web prezentaciju.

Ako zaposleni svakodnevno prepisuju podatke iz email-a u Excel, ručno šalju potvrde, vode evidenciju kroz više tabela ili ponavljaju iste administrativne zadatke, postoji prostor za automatizaciju.

Web aplikacija može povezati različite korake u jedinstven proces.

Na primer, umesto da zahtev stigne email-om, zaposleni ga ručno evidentira i zatim odgovara korisniku, sistem može automatski:

• primiti zahtev;
• sačuvati ga u bazi;
• dodeliti ga odgovornoj osobi;
• promeniti status;
• poslati obaveštenje;
• sačuvati kompletnu istoriju komunikacije.

Korisnički nalog je jedan od najčešćih znakova da projekat ulazi u domen web aplikacije.

Korisnik može da se prijavi i vidi samo svoje podatke, na primer:

• porudžbine;
• rezervacije;
• račune;
• dokumenta;
• statuse zahteva;
• sačuvane adrese;
• favorite;
• lična podešavanja.

U tom trenutku više ne govorimo samo o prezentacionom sajtu, već o sistemu koji upravlja korisnicima i podacima.

Poslovni sistemi često zahtevaju više nivoa pristupa.

Administrator može imati pristup svemu, menadžer samo određenom delu sistema, zaposleni svojim zadacima, a partner ili klijent isključivo podacima koji se odnose na njega.

Web aplikacija omogućava da se prava pristupa definišu precizno prema poslovnoj organizaciji.

Rezervacioni sistemi su tipičan primer web aplikacije.

Nije dovoljno samo prikazati kontakt formu.

Sistem treba da zna:

• koji termini su slobodni;
• koji resurs je rezervisan;
• koliko ljudi može da rezerviše;
• da li postoji preklapanje;
• da li je rezervacija potvrđena;
• da li je plaćena;
• ko treba da dobije obaveštenje.

To je poslovna logika, a ne samo sadržaj sajta.

Internet prodavnica je takođe vrsta web aplikacije.

Čim sistem upravlja proizvodima, cenama, kupcima, korpom, porudžbinama, plaćanjem i lagerom, on više nije samo web prezentacija.

Kod ozbiljnijih e-commerce projekata potrebno je povezati i dostavu, računovodstvo, marketing i druge sisteme.

Mnoge kompanije imaju procese koji prolaze kroz više faza.

Na primer:

• nov zahtev;
• u obradi;
• čeka dokumentaciju;
• odobren;
• završen;
• odbijen.

Web aplikacija omogućava da svaki korak bude evidentiran, da korisnici vide trenutno stanje i da se sistem automatski ponaša u zavisnosti od statusa.

Ako su poslovni podaci centralizovani u sistemu, moguće je generisati izveštaje bez ručnog sastavljanja tabela.

To mogu biti:

• prodajni izveštaji;
• broj rezervacija;
• rezultati zaposlenih;
• promet po periodima;
• broj aktivnih korisnika;
• statusi procesa;
• drugi KPI pokazatelji.

Kompanije često već koriste više različitih alata.

Web aplikacija može da poveže CRM, ERP, računovodstvo, payment gateway, email, SMS, mape, kurirske službe ili druge API servise.

Cilj je da podatak ne mora ručno da se unosi u više sistema.

Automatizacija je jedna od najvećih vrednosti poslovne web aplikacije.

Sistem može automatski da:

• šalje email obaveštenja;
• generiše dokumenta;
• menja statuse;
• dodeljuje zadatke;
• izračunava cene;
• obrađuje podatke;
• upozorava na rokove;
• sinhronizuje informacije sa drugim servisima.

Time se smanjuje količina rutinskog rada i mogućnost ljudske greške.

Excel je izuzetno koristan alat, ali nije baza za svaki poslovni proces.

Kada više ljudi radi sa istim tabelama, postoje različite verzije fajlova, veliki broj formula i ručnih kontrola, sistem postaje teško održiv.

Web aplikacija omogućava centralnu bazu podataka, kontrolu pristupa i jasnu istoriju promena.

Ne.

Web aplikacija može biti veoma mali interni alat koji rešava samo jedan konkretan problem.

Na primer, sistem može služiti samo za:

• evidenciju zahteva;
• upravljanje terminima;
• izveštavanje;
• generisanje ponuda;
• evidenciju klijenata;
• organizaciju zadataka.

Najbolje poslovne aplikacije često počinju rešavanjem jednog jasnog problema.

Da, i to je veoma čest slučaj.

Javni deo može biti klasičan web sajt sa uslugama, projektima, blogom i kontakt sadržajem.

Nakon prijave korisnik ulazi u aplikativni deo sistema.

Na taj način kompanija dobija i javnu prezentaciju i poslovnu funkcionalnost u okviru povezane platforme.

Jedna od prednosti web aplikacije jeste dostupnost kroz browser.

Korisnik ne mora da instalira klasičan program na svaki računar.

Sistem može biti dostupan zaposlenima u kancelariji, od kuće ili na terenu, uz odgovarajuću autentikaciju i kontrolu pristupa.

Poslovna web aplikacija može biti responsive i dostupna sa mobilnog telefona.

Kada projekat zahteva intenzivno korišćenje funkcija telefona, push notifikacije, GPS ili offline način rada, može se razviti i posebna mobilna aplikacija povezana sa istim backend sistemom.

Gotovi SaaS sistemi mogu biti odlični kada poslovanje odgovara njihovoj logici.

Problem nastaje kada kompanija počne da menja sopstveni proces samo zato da bi se uklopila u ograničenja softvera.

Kada je proces specifičan ili predstavlja važnu konkurentsku prednost, custom aplikacija može imati više smisla.

Ne.

Često je bolji pristup razviti sistem kroz faze.

Prva verzija može sadržati samo najvažnije funkcionalnosti, a zatim se na osnovu stvarnog korišćenja dodaju novi moduli.

Takav pristup smanjuje početni rizik i omogućava da aplikacija raste zajedno sa poslovanjem.

Za razliku od jednostavnog web sajta, razvoj aplikacije počinje detaljnijom analizom procesa.

Potrebno je definisati:

• ko koristi sistem;
• koje uloge postoje;
• koje podatke sistem čuva;
• koji procesi postoje;
• koji statusi se koriste;
• koje automatizacije su potrebne;
• sa kojim servisima se sistem povezuje;
• koji izveštaji su potrebni.

Tek nakon toga ima smisla projektovati bazu podataka, korisnički interfejs i arhitekturu aplikacije.

Poslovne aplikacije često sadrže korisničke, finansijske ili druge osetljive podatke.

Zato je potrebno voditi računa o autentikaciji, pravima pristupa, validaciji podataka, sigurnoj komunikaciji i backup-u.

Bezbednost ne treba dodavati na kraju, već planirati zajedno sa arhitekturom sistema.

Razvoj poslovne aplikacije ima smisla kada ona donosi konkretnu vrednost.

To može biti manje ručnog rada, brži proces, manje grešaka, bolja kontrola podataka, kvalitetnija usluga korisnicima ili mogućnost razvoja potpuno novog poslovnog modela.

Tehnologija sama po sebi nije cilj.

Cilj je da sistem rešava realan poslovni problem.

Ako prepoznajete nekoliko sledećih situacija, verovatno više nije dovoljan samo klasičan web sajt:

• veliki deo procesa vodite kroz Excel i email;
• korisnici treba da imaju svoje naloge;
• više zaposlenih radi sa istim podacima;
• potrebno je pratiti statuse i istoriju;
• ručno šaljete veliki broj obaveštenja;
• potrebni su automatski izveštaji;
• postojeći sistemi treba da se povežu;
• gotov softver ne prati vaš poslovni proces.

Najbolji način da se definiše web aplikacija nije da prvo izaberemo tehnologiju.

Prvo treba razumeti poslovni proces koji želimo da unapredimo.

Nakon toga možemo odlučiti da li je dovoljno proširiti postojeći sajt, koristiti gotov sistem ili razviti custom aplikaciju.

Geolink razvija poslovne web aplikacije, administrativne sisteme, SaaS platforme i specijalizovana softverska rešenja po meri.

Ako imate proces koji trenutno zahteva mnogo ručnog rada ili želite da razvijete novu digitalnu uslugu, možemo zajedno analizirati zahteve i definisati odgovarajuće rešenje.